Ośrodek „Brama Grodzka - Teatr NN” jest samorządową instytucją kultury działającą w Lublinie na rzecz ochrony dziedzictwa kulturowego i edukacji. Jej działania nawiązują do symbolicznego i historycznego znaczenia siedziby Ośrodka - Bramy Grodzkiej, dawniej będącej przejściem pomiędzy miastem chrześcijańskim i żydowskim, jak również do położenia Lublina w miejscu spotkania kultur, tradycji i religii.

Częścią Ośrodka są Dom Słów oraz Lubelska Trasa Podziemna.

Ośrodek „Brama Grodzka - Teatr NN” jest samorządową instytucją kultury działającą w Lublinie na rzecz ochrony dziedzictwa kulturowego i edukacji. Jej działania nawiązują do symbolicznego i historycznego znaczenia siedziby Ośrodka - Bramy Grodzkiej, dawniej będącej przejściem pomiędzy miastem chrześcijańskim i żydowskim, jak również do położenia Lublina w miejscu spotkania kultur, tradycji i religii.

Częścią Ośrodka są Dom Słów oraz Lubelska Trasa Podziemna.

Odkryj tajemnice archiwum

Co trzeba wiedzieć, żeby skorzystać z bogactw ukrytych w archiwach?

Spis treści

[RozwińZwiń]

Czym jest archiwum?

Archiwum jest instytucja powołaną do gromadzenia, zabezpieczenia, opracowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, czyli wszystkich rodzajów akt, dokumentów, oraz pism prywatnych, które nie mają już bieżącej wartości ale zasługują na zachowanie, ponieważ posiadają wartość historyczną, informują  nas o przeszłej działalności państwa, jego organów i urzędów, stosunkach z innymi państwami, rozwoju nauki, kultury i innych dziedzin życia społecznego.

Z materiałów przechowywanych w archiwum ma prawo korzystać każdy obywatel. Jednakże przed otrzymaniem zgromadzonych w archiwum dokumentów, należy dopełnić kilku formalności, a przede wszystkim opanować terminologie archiwalną, bez której trudno poszukiwać jakichkolwiek danych.

Podstawowe pojęcia archiwalne

Jednostką najniższego rzędu przechowywana w archiwum jest tzw. jednostka archiwalna - każde odrębne pismo, które może występować w formie dokumentu, aktu; może to być też księga, tom oprawny, plan, mapa, fotografia itd.

Poszczególne akta składaja się na zespół archiwalny - jest to całość dokumentacji oraz materiałów wytworzonych i zgromadzonych w wyniku działalności jednej instytucji, urzędu czy osoby fizycznej. Np. Takim zespołem jest dokumentacja Urzędu Wojewódzkiego Lubelskiego działającego w Lublinie w latach 1918-1939. Wszelkie dokumenty, które zostały w tym urzędzie wytworzone, a także wszystkie pisma, które do tego urzędu napłynęły z zewnątrz tworzą jeden zespół archiwalny. Innym przykładem zespołu może być Spuścizna Jana Riabinina z lat 1898-1842, którą tworzą wszelkie dokumenty, wypisy, korespondencja prywatna i inne materiały związane z osobą Jana Riabinina.

Niejednokrotnie obok zespołów archiwalnych można spotkać się z terminem kolekcja (zbiór). Są to materiały wytworzone przez różne instytucje, urzędy i osoby, połączone ze sobą pod względem treści lub problematyki, bądź też miejsca pochodzenia. Taką kolekcją może być Katalog Dokumentów Miasta Lublina. Zawiera on dokumenty pochodzące z różnych okresów, wystawione przez różne urzędy i instytucje, ale wszystkie dotyczą miasta Lublina.

Wszystkie zespoły i kolekcje, zgromadzone i przechowywane w jednym archiwum stanowią zasób archiwalny danego archiwum. Pojęcie to oznacza całą zawartość jednego archiwum, całość dokumentacji przechowywanej w tym archiwum. Możemy mówić o Zasobie Archiwum Państwowego w Lublinie, o Zasobie Archiwum Akt Dawnych w Warszawie, czy zasobach innych archiwów.

Pomoce archiwalne

Jednym z podstawowych zadań każdego archiwum jest udostępnianie przechowywanych materiałów. W tym celu muszą one zostać uporządkowane i usystematyzowane. Porządkowanie materiałów polega na nadaniu poszczególnym zespołom archiwalnym odpowiednich numerów kolejnych czyli numerów zespołu, a poszczególnym pismom i dokumentom wewnątrz zespołu numeru porządkowego czyli sygnatury.

Tak uporządkowane zbiory archiwum może już udostępniać użytkownikom. W celu poinformowania o przechowywanym zasobie każde archiwum wydaje odpowiednie pomoce archiwalne, które ułatwiają szybkie dotarcie do konkretnych, potrzebnych nam informacji.

Jedną z takich pomocy jest inwentarz - pomoc przygotowana dla konkretnego zespołu archiwalnego, zawierająca szczegółowy i dokładny spis wszystkich jednostek archiwalnych wchodzących w skład danego zespołu. Inwentarz do zespołu zaopatrzony jest we wstęp zawierający historię i charakterystykę tego zespołu, zakres chronologiczny i terytorialny, rozmiary zespołu (ilość wszystkich dokumentów przechowywanych w ramach tego zespołu), fizyczny stan zachowania materiałów, dokładne informacje o zawartości oraz metody opracowania zespołu. W każdym inwentarzu mozna znaleźć następujące informacje: sygnaturę poszczególnych dokumentów, tytuł każdej jednostki, daty skrajne. Inwentarz może być sporządzony w formie książki (inwentarz książkowy), lub na luźnych kartkach (inwentarz kartkowy).

Inną pomocą informującą o całości materiałów przechowywanych w danym archiwum jest przewodnik po zasobie archiwalnym.  Jest to forma inwentarza informująca o poszczególnych zespołach archiwalnych przechowywanych w jednym archiwum. Przewodnik zawiera z reguły historię archiwum oraz dokładną charakterystykę poszczególnych zespołów.  Np. dla osób chcących zorientować się w zasobie Archiwum Państwowego w Lublinie doskonałą pomocą będzie wydany przez archiwum przewodnik "Archiwum Państwowe w Lublinie i jego oddziały w Chełmie, Kraśniku i Radzyniu Podlaskim, przewodnik po zasobie archiwalnym" ( red. F. Cieślak, M. Trojanowska, Lublin 1997 r.) W przewodniku wyszczególniono działy zagadnieniowe takie jak Akta miasta Lublina i innych miast, Akta instytucji wyznaniowych, Akta urzędów administracji ogólnej i samorządu itd. W każdym dziale przedstawione są wszystkie związane z tym zagadnieniem zespoły archiwalne. Na temat każdego  z tych zespołów jest w przewodniku zamieszczona odpowiednia notatka, która ma swoje stałe części:

Nr kolejny - nie ma nic wspólnego z numerem zespołu. Jest to numer porządkowy w przewodniku.

Tytuł zespołu - w zasadzie odpowiada nazwie instytucji, która akta wytworzyła np. Akta Urzędu Wojewódzkiego Lubelskiego. Są jednak pewne odstępstwa uzasadnione praktyką archiwalną.

Daty skrajne zespołu - obejmuja lata z jakich zachowały się akta, nie zawsze więc odpowiadają okresowi działalności instytucji.

Nr zespołu - stały numer, jaki otrzymał zespół w momencie opracowywania i porządkowania w archiwum. Pod tym numerem należy szukać inwentarza do zespołu.

Rozmiary zespołu - podawane są w jednostkach archiwalnych i w metrach bieżących (np. 1590 j.a.-20 mb).

Informacja ustrojowa - tu znajdziemy krótką informację na temat twórcy zespołu - instytucji, która akta wytworzyła i jej działalności.

Układ akt - układ jaki otrzymały akta w czasie porz adkowania przez pracowników archiwum.

Pomoce archiwalne - informują one w jaki rodzaj pomocy  zaopatrzony jest dany zespoł archiwalny, czy jest to inwentarz ksiązkowy, kartkowy, przewodnik po zespole, czy posiada indeksy osobowe bądź rzeczowe itd. Zawsze też w tym miejscu znajdziemy informację czy zespół jest opracowany, a więc w pełni uporządkowany i zinwentaryzowany. Podanie wyłącznie określenia "zespół nie opracowany" oznacza, że archiwum nie dysponuje żadną ewidencją w związku z tymi materiałami.

Miejsce przechowywania - ta rubryka nie występuje zawsze. W przypadku archiwum lubelskiego, który posiada oddziały terenowe, notowane jest czy zespół przechowywany jest w głównej siedzibie archiwum, czy w którymś z oddziałów terenowych.

Osobom zorientowanym już w zawartości poszczególnych zespołów przechowywanych w Archiwum i chcącym odnaleźć tylko numer danego zespołu oraz opracowany dla niego inwentarz, niezbędną pomocą będzie Informator - spis zespołów, który zawiera jedynie nazwy zespołów i ich numery, bez pozostałych informacji.

Zasady udostępniania akt

Zezwolenie na korzystanie z przechowywanych w archiwum materiałów wydaje jego dyrektor. Archiwalia moga być udostępniane po upływie 30 lat od daty ich wytworzenia, jeśli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. W innych przypadkach termin ten może być nawet wydłużony, a tylko w wyjątkowych i ściśle uzasadnionych sytuacjach, dyrektor danej placówki archiwalnej może wyrazić zgodę na ich wcześniejsze udostępnienie.

Zbiory archiwalne udostępniane są bezpłatnie, wyłącznie w pracowni naukowej, pod warunkiem iż zostały odpowiednio opracowane - posiadają inwentarze, indeksy bądź spisy. Zespoły nie posiadajace żadnych pomocy archiwalnych, czy jakiejkolwiek innej formy ewidencji mogą być w szczególnej sytuacji udostępnione, ale po wcześniejszym złożeniu uzasadnionej prośby pisemnej i wyrażeniu zgody przez Dyrektora archiwum. Archiwum nie udostępnia archiwaliów, jeśli sa one w złym stanie fizycznym. W przypadkach, gdy akta zostały zmikrofilmowane, zamiast oryginałów proponuje się mikrofilmy. Szczególnie księgi metrykalne udostępniane są na mikrofilmach, w celu iniknięcia ich zniszczenia w wyniku częstego korzystania.

Studenci i doktoranci powinni przedłożyć skierowanie od promotora, pod kierunkiem którego piszą pracę magisterską bądź doktorską, pracownicy innych instytucji - odpowiednie zaświadczenie ze swojego miejsca pracy. Osoby korzystające z archiwaliów w celach prywatnych, przeważnie są to badania genealogiczne, również zobowiązani są przedłożyć odpowiedni formularz z uzasadnieniem potrzeby skorzystania z dokumentów.

 Po otrzymaniu zgody od dyrekcji archiwum, z potrzebnych archiwaliów korzystamy w pracowni naukowej. Użytkownicy maja swobodny dostęp do wszystkich zgromadzonych tam pomocy archiwalnych - indeksów, inwentarzy, spisów, słowników itp. Po przeanalizowaniu inwentarzy interesujących nas zespołów składamy zamówienie na konkretne jednostkowe dokumenty na specjalnych rewersach, które zostaną zrealizowane jeszcze tego samego lub następnego dnia. Na rewersie wpisujemy nazwę zespołu, konkretną sygnaturę akt, nazwisko oraz datę złożenia zamówienia. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości możemy poprosić o pomoc dyżurującego w pracowni archiwistę. Po otrzymaniu potrzebnych dokumentów nalezy dopełnić ostatniej formalności - na metryczce dołączonej do akt wpisać nazwisko, datę oraz cel kwerendy.

Z działalnością archiwum wiąże się możliwość reprodukowania materiałów archiwalnych. Można zamówić kserokopie, fotografie cyfrowe lub skany interesujących nas dokumentów. Usługi te są płatne, według stawek obowiązujących w poszczególnych archiwach. Reprografia jest mozliwa tylko w odniesieniu do materiałów z XIX i XX wieku. Archiwalnia starsze nie mogą być kopiowane.

Wymiana informacji archiwalnej

Oprócz wszelkich pomocy archiwalnych dotyczących własnego zasobu, każde archiwum, do którego zwraca się użytkownik powinno udzielić informacji, w których jeszcze archiwach można znaleźć materiały dotyczące interesującego nas zagadnienia. Dlatego też każde archiwum musi dysponować aktualnymi informatorami i przewodnikami po zasobach wszystkich innych archiwów państwowych w kraju.

W archiwach prowadzi się też prace związane z indeksowaniem akt - sporządza się indeksy osobowe oraz rzeczowe tak, by jeszcze sprawniej można było odszukać potrzebne informacje.

Użytkownicy przychodzący do archiwum mogą skorzystać nie tylko z archiwalnych materiałów źródłowych ale również ze źródeł zgromadzonych w podręcznych bibliotekach pracowni naukowej archiwum. Gromadzone są tam źródła drukowane, wydawnictwa statystyczne, dzienniki urzędowe itp. W pewien sposób uzupełniają one akta i informacje w nich zawarte. Taka archiwalna biblioteka zawiera zazwyczaj wszelkie wydawnictwa regionalne oraz leksykograficzne. Istotne znacvzenie maja tez spisy i wykazy miejscowości danego regionu.

Sieć archiwów w Polsce

Sieć polskich archiwów tworzą:

trzy mające największe znaczenie  archiwa o charakterze centralnym, wszystkie z siedzibą w Warszawie.

Archiwum Główne Akt Dawnych (AGAD) - przechowuje archiwalia wytworzone do 1918 r., akta władz centralnych i częściowo prowincjonalnych oraz archiwa rodzin o znaczeniu ogólnopolskim.

Archiwum Akt Nowych (AAN) - przechowuje wytworzone po 1918 r. akta władz centralnych, instytucji i stowarzyszeń o charakterze ogólnopolskim, spuścizny po wybitnych działaczach politycznych i społecznych.

Archiwum Dokumentacji Mechanicznej - przechowuje dokumentacje foto i fonograficzną a także filmową powstałą od początków XX wieku.

29 oddziałów archiwów państwowych z podlegającymi im 53 oddziałami zamiejscowymi i 4 ekspozyturami.

W archiwach państwowych i ich oddziałach gromadzone są archiwalia wytworzone przez lokalne władze i urzędy państwowe, instytucje wymiaru sprawiedliwości, administracje i instytucje samorządowe (w tym akta miast), instytucje i organizacje oświatowe, wyznaniowe oraz społeczne, przedsiębiorstwa przemysłowe i instytucje gospodarcze, archiwa rodzin i majątków ziemskich, spuścizny osób prywatnych, zbiory regionalne o charakterze lokalnym. W większości archiwów przechowywane materiały pochodzą z XIX i XX wieku. W niektórych znajdują się materiały starsze - sięgające wieków średnich. Najcenniejsze i najstarsze zasoby posiadają archiwa państwowe w Gdańsku, Krakowie, Lublinie, Olsztynie, Poznaniu, Szczecinie i Wrocławiu.

Archiwami tymi zarządza Naczelny Dyrekto Archiwów Państwowych podlegający Ministrowi Kultury, zarządzający Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych (NDAP), która sprawuje nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym.

Istotną, zwłaszcza z powodu merytorycznej wartości, część narodowego zasobu archiwalnego stanowią archiwalia w zbiorach ośrodków emigracyjnych - archiwach, muzeach, bibliotekach i instytucjach polonijnych, działających poza granicami kraju. Do najstarszych i najważniejszych z nich należą działająca od 1838 r. Biblioteka Polska w Paryżu, założone w 1870 r. w Rapersvil (Szwajcaria) Muzeum Narodowe Polskie oraz Biblioteka i Muzeum Polskie w Chicago i Instytut Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku.

Ponadto istnieją specjalne archiwa wyodrębnione, podlegające specjalnemu nadzorowi,  z ograniczonym dostępem do akt. Należą do nich: Archiwum Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Centralne Archiwum Wojskowe, a także Archiwa Senatu, Sejmu oraz Kancelarii Prezydenta. Gromadzą one akta wytworzone w ramach własnej działalności i nie udostępniaja akt osobom postronnym ze względu na interes państwa.

Odrębną sieć archiwów tworzą archiwa partii politycznych, związków zawodowych, stowarzyszeń i organizacji społecznych, kościołów i związków wyznaniowych. Szczególnie zasobne w dawne akta są katolickie archiwa diecezjalne i klasztorne, które podlegaja nadzorowi ze strony władz Kościoła Katolickiego.

Opracowała Marzena Baum